Are you a high-capacity operator who thrives on precision, complex problem-solving, and managing the world of a high-performance leadership team?

We’re looking for an Executive Assistant to join the founder of a powerhouse e-commerce incubator that owns and operates 8 brands, collectively generating multiple 8 figures in annual revenue. 

This is a long-term role for someone who enjoys working closely with a founder, takes pride in being dependable and detail-oriented, and is comfortable operating across both personal and business-related responsibilities. If you have a systematic approach to organization, thrive under pressure, and are ready to eventually function as a true right hand within a high-performance business environment, this one’s for you.

YOUR MISSION

As the Executive Assistant, your mission is to provide high-level support in managing day-to-day priorities, personal administration, and operational coordination. You will act as the primary engine behind the leadership's daily efficiency, ensuring that every detail, from complex logistics to financial documentation, is handled with total precision.

This is a full-time contractor role based in Warsaw/Poland.

WHAT’S IN IT FOR YOU

• Gain direct insight into the mechanics of a multi-8-figure DTC incubator, learning how complex international supply chains and financial structures are managed at scale.
• Long-term growth potential, with the opportunity to take on broader responsibilities and become a trusted senior support to the founder over time
• Work within a fast-moving, performance-driven team where your ability to create order directly impacts the organization’s bottom line.
• Coordinate across a diverse portfolio of 8 brands, navigating international logistics and high-level business coordination.

WHAT YOU’RE GETTING INTO

This is a hands-on, execution-driven role spanning personal organization, administration, lifestyle coordination, and business support.

Personal Operations & Administration

• Managing the founder’s calendar, scheduling, and daily priorities
• Handling personal communication channels (email, messages, follow-ups)
• Coordinating travel arrangements end-to-end (flights, accommodation, logistics)
• Organizing and maintaining personal documents and records
• Coordinating lifestyle-related services (home services, deliveries, appointments)
• Scheduling and managing health-related logistics (doctors, tests, treatments)

Personal Finance & Coordination

• Tracking and organizing personal expenses
• Preparing and executing payments and transfers as instructed
• Communicating with banks, accountants, tax advisors, and other service providers
• Maintaining structured financial documentation
• Monitoring accounts and flagging issues or inconsistencies

Business Exposure & Support

• Sitting in on internal meetings and operational discussions
• Supporting coordination across brands and internal teams when needed
• Assisting with research, preparation, and internal materials
• Tracking operational tasks, follow-ups, and next steps
• Gradually taking ownership of defined projects and responsibilities

WHO YOU ARE

You’ll thrive in this role if you:

• Have experience supporting senior individuals in a demanding environment
• Are highly organized, detail-oriented, and naturally proactive
• Work well independently and take ownership without constant direction
• Communicate confidently in English, both written and spoken
• Are based in Warsaw / Poland and available for occasional in-person support
• Are comfortable working closely with a founder in a trust-based role
• Experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager, or similar role is a plus

WHAT TO EXPECT FROM THE RECRUITMENT PROCESS

• Intro Call - an initial conversation to understand background and expectations
• A Call with the Founder - a deeper discussion focused on working style, judgment, and real-life scenarios
• Practical Assessment - a short task to showcase organization, research, and execution
• In-person meeting (Warsaw) – final step to confirm working fit.

---------------

Czy jesteś osobą, która świetnie odnajduje się w dynamicznym środowisku, lubi porządek, precyzję i ogarnia wiele wątków jednocześnie?

Szukamy Executive Assistanta / Executive Assistantki do bezpośredniej współpracy z założycielem szybko rosnącego inkubatora e-commerce, który rozwija i zarządza 8 markami generującymi łącznie dziesiątki milionów przychodu rocznie.

To długoterminowa rola dla kogoś, kto lubi blisko współpracować z founderem, jest bardzo zorganizowany, odpowiedzialny i czuje się komfortowo, łącząc sprawy biznesowe z osobistymi. Jeśli działasz systemowo, dobrze radzisz sobie pod presją i z czasem chcesz stać się realnym „right hand” w wymagającym, ambitnym biznesie - to może być idealne miejsce dla Ciebie.

Na czym będzie polegać rola

Jako Executive Assistant będziesz odpowiadać za sprawne funkcjonowanie dnia codziennego foundera - od kalendarza i logistyki, przez sprawy administracyjne i finansowe, po bieżące wsparcie operacyjne. Twoim celem jest zdejmowanie z jego głowy wszystkiego, co rozprasza uwagę, i dbanie o to, by każdy detal był dopięty na ostatni guzik.

To pełnoetatowy kontrakt B2B, z bazą w Warszawie (Polska).

Co oferujemy:

• Bezpośredni wgląd w to, jak działa wielomilionowy inkubator DTC - od finansów po międzynarodową logistykę
• Długoterminową współpracę z realną ścieżką rozwoju i zwiększania odpowiedzialności
• Pracę w szybkim, nastawionym na wyniki środowisku, gdzie Twoja organizacja realnie robi różnicę
• Kontakt z różnorodnym portfolio 8 marek i współpracę na poziomie operacyjnym i strategicznym

Zakres obowiązków

Sprawy osobiste i administracyjne

• Zarządzanie kalendarzem, spotkaniami i priorytetami foundera
• Obsługa prywatnej korespondencji i follow-upów
• Organizacja podróży (loty, noclegi, transport, logistyka)
• Porządkowanie i archiwizacja dokumentów
• Koordynacja spraw życia codziennego (serwisy, dostawy, wizyty)
•  Umawianie i ogarnianie kwestii zdrowotnych (lekarze, badania, zabiegi)

Finanse osobiste

• Kontrola i porządkowanie wydatków
• Realizacja przelewów i płatności zgodnie z instrukcjami
• Kontakt z bankami, księgowymi i doradcami podatkowymi
• Dbanie o kompletną dokumentację finansową
• Monitorowanie kont i wyłapywanie nieprawidłowości

Wsparcie biznesowe

• Udział w spotkaniach wewnętrznych i rozmowach operacyjnych
• Pomoc w koordynacji działań pomiędzy markami i zespołami
• Research, przygotowywanie materiałów i dokumentów
• Pilnowanie zadań, follow-upów i kolejnych kroków
• Stopniowe przejmowanie odpowiedzialności za konkretne projekty

Kogo szukamy

Ta rola będzie dla Ciebie, jeśli:

• Masz doświadczenie we wspieraniu osób na wysokich stanowiskach
• Jesteś bardzo dobrze zorganizowana/y, dokładna/y i proaktywna/y
• Potrafisz działać samodzielnie i brać odpowiedzialność
• Swobodnie komunikujesz się po angielsku (pisemnie i ustnie)
• Mieszkasz w Warszawie i masz możliwość spotkań z founderem na miejscu
• Dobrze czujesz się w bliskiej, opartej na zaufaniu współpracy z founderem
• Masz doświadczenie jako EA / PA / Office Manager (mile widziane)

Proces rekrutacyjny

• Krótka rozmowa wstępna z recruiterem
• Rozmowa z founderem (styl pracy, podejmowanie decyzji, realne sytuacje)
• Krótkie zadanie praktyczne
• Spotkanie na żywo w Warszawie - finalny etap